Сьогодні ми розберемо його до найдрібніших деталей, щоб ви могли бути впевнені: ваш івент пройде без несподіванок, а співпраця залишить лише приємні враження.
Чому договір із спікером — це не формальність, а ваша броня?
Уявіть ситуації, які можуть зруйнувати вашу подію:
- Спікер не приїхав у останній момент, і вам доводиться шукати заміну під час івенту.
- Виступ не відповідає тематиці — учасники розчаровані, а ваша репутація під загрозою.
- Після події виявляється, що відео чи презентацію не можна використовувати, хоча ви вже анонсували їх учасникам.
- Спікер порушує NDA (розголошує конфіденційну інформацію), і ваш клієнт загрожує судом.
Усіх цих проблем можна уникнути, якщо заздалегідь прописати умови співпраці.
Що потрібно для підготовки договору?
Перш ніж звертатися до юриста, підготуйте такі дані:
✅ 1. Офіційна реєстрація вашої діяльності
Будь-який договір вимагає, щоб ви були юридичною особою (ФОП, ТОВ тощо). Без цього документ не матиме сили.
✅ 2. Оферта — основа всіх домовленостей
Це документ, який містить:
- Загальні умови співпраці.
- Деталі події (дата, місце, формат).
- Організаційні моменти (хто, що і коли робить).
Приклад:
“Спікер зобов’язується надати презентацію у форматі PowerPoint не пізніше ніж за 7 днів до події. Матеріали мають бути адаптовані під брендбук організатора.”
✅ 3. Ліцензійний договір — права на контент
Тут визначається:
- Чи можете ви використовувати відео, слайди, тексти після події.
- Чи дозволяється спікеру публікувати ці матеріали самостійно.
Важливо:
- Невиключні права — ви можете показувати запис учасникам, але спікер залишається власником контенту.
- Виключні права — рідкісний випадок, коли спікер повністю передає вам матеріали. Такі умови потребують додаткової оплати й рідко погоджуються.
Деталізація договору: що обов’язково включити?
Ось повний чек лист для вашого юриста.
📌 1. Предмет договору (що саме замовили?)
- Назва події, дата, місце.
- Точний час виступу (з урахуванням технічних пауз).
- Тема доповіді, тривалість, формат (доповідь, дискусія, воркшоп).
Приклад:
“Спікер зобов’язується провести 45-хвилинну доповідь на тему «Як побудувати сильний бренд у соцмережах» 15 листопада 2023 року на конференції «Маркетинг майбутнього» (м. Київ, конференц-зал «Престиж»).”
📌 2. Обов’язки спікера (що він має зробити?)
- Надати презентацію у визначеному форматі (PowerPoint, PDF, Keynote).
- Пройти репетицію з технічною командою (особливо важливо для онлайн-іventів).
- Дотримуватися дедлайнів (наприклад, надіслати матеріали за 10 днів до події).
Додаткові умови:
- Якщо подія офлайн — точний час прибуття (наприклад, “за 2 години до початку”).
- Заборона на зміну теми без погодження.
📌 3. Гонорар та витрати (скільки і коли платити?)
- Фіксована сума або % від продажів квитків.
- Умови оплати (перед подією, після, частинами).
- Які витрати покриває організатор (переліт, проживання, трансфер), а які — спікер.
Приклад:
“Організатор оплачує переліт економ-класом (до 500$) та проживання у готелі «Бристоль» (стандартний номер, 3 ночі). Додаткові витрати (наприклад, бізнес-клас) спікер оплачує самостійно.”
📌 4. Умови розірвання договору (що робити, якщо щось пішло не так?)
- Штрафи за скасування (наприклад, 50% гонорару, якщо спікер відмовився за 14 днів до події).
- Форс-мажор (хвороба, військовий стан) — як діяти в таких випадках.
📌 5. Конфіденційність (NDA)
- Заборона розголошувати інформацію про клієнтів, фінансові показники тощо.
- Наслідки порушення (штрафи, судові позови).
Приклад:
“Спікер зобов’язується не використовувати в доповіді дані компанії «Х», які є конфіденційними згідно з угодою NDA від 12.01.2023.”
Як обговорити умови зі спікером?
Перш ніж підписувати договір, узгодьте всі деталі:
💬 1. Формат матеріалів
- Які фото потрібні (професійні, у брендованому фоні).
- Чи можна редагувати презентацію (додавати логотипи, змінювати шрифти).
💬 2. Логістика (для офлайн-подій)
- Чи зустрічаєте спікера в аеропорту?
- Хто відповідає за трансфер до місця проведення?
💬 3. Технічні вимоги
- Чи потрібен мікрофон, проектор, інтерактивна дошка?
- Який інтернет-зв’язок необхідний для онлайн-виступу?
💬 4. Комунікація після події
- Чи можна надсилати учасникам запис?
- Чи буде спікер доступний для додаткових питань?
Помилки, яких варто уникати
🚫 Нечіткі формулювання
“Спікер має приїхати до початку події.” → Краще: “Спікер зобов’язується прибути на місце проведення до 09:00 15.11.2023.”
🚫 Ігнорування дрібниць
Навіть такі речі, як “чи можна спікеру користуватися власним ноутбуком?”, варто прописати.
🚫 Відсутність штрафних санкцій
Якщо спікер порушує умови, а в договорі немає покарань — ви беззахисні.
Висновок: ідеальний договір = спокій організатора
Чим детальніше ви пропишете умови, тим менше ризиків. Не економте час і гроші на юристі — він окупиться відсутністю проблем.
Головне правило: Якщо щось не зафіксовано на папері — цього не існує. Тож опрацьовуйте кожен пункт, і ваш івент буде блискучим! ✨
