Якщо ви організуєте захід, то ви знаєте, як важливо забезпечити максимальний комфорт і враження для кожного учасника. Ось тут і приходить на допомогу Customer Journey Map (CJM) — інструмент, який дозволяє прокладати шлях вашого гостя від моменту його знайомства з подією до її завершення, і навіть далі. Це потужний інструмент для розуміння потреб, емоцій і очікувань вашого гостя на кожному етапі заходу.
Що таке Customer Journey Map і чому він важливий для організаторів?
Customer Journey Map (CJM) — це інструмент для візуалізації шляху гостя, починаючи з моменту, коли він дізнається про подію, і до моменту, коли він залишає захід або отримує після нього відгуки. Основне завдання CJM — зрозуміти, як відчуває себе гість, що його турбує, на які моменти він звертає увагу, і як кожен етап заходу може вплинути на його емоційний стан.
Цей процес включає в себе не тільки фізичні аспекти (як дістатися на подію, що відбудеться після реєстрації), а й емоційні реакції учасника, його відчуття комфорту, задоволення або розчарування. У підсумку CJM дає вам чітке уявлення про всі точки дотику вашого гостя з подією, а це, в свою чергу, дозволяє покращити організацію і підвищити якість досвіду учасників.
Чому вам необхідно використовувати CJM на заходах?
Для організатора заходу важливо враховувати не лише те, що відбувається на сцені, але й те, що відбувається “за кулісами” — як учасники взаємодіють з простором, як вони орієнтуються на майданчику, як вони почуваються в процесі події. Ваше завдання — зробити кожен етап шляху гостя максимально комфортним і безтурботним.
CJM допомагає вам:
- Покращити логістику: Зрозуміти, як найкраще організувати трансфер, навігацію на заході, де розташувати точки реєстрації та інші ключові зони.
- Покращити контент: Підлаштувати програму заходу під потреби вашої аудиторії, спланувати коли робити перерви, як інтегрувати інтерактивні елементи, сесії або нетворкінг.
- Підвищити рівень залученості: За допомогою маркетингових стратегій зрозуміти, як привернути увагу учасників, як правильно представити інформацію, що гарантуватиме високий рівень явки і участі.
- Оптимізувати брендінг: Використовувати моменти для представлення брендів і партнерів у найкращих точках взаємодії з гостями.
Основні етапи створення Customer Journey Map для події
- Розуміння аудиторії та її потреб
Перш ніж створювати саму карту шляху гостя, вам потрібно чітко розуміти, хто ці люди, які будуть брати участь у вашій події. Події збирають різних людей з різними цілями: хтось приходить за знаннями, хтось хоче знайти нові контакти, а інші — насолодитися відпочинком.
Важливо сегментувати свою цільову аудиторію, щоб зрозуміти, які елементи організації будуть найбільш важливими для кожної групи учасників.
- Карта стейкхолдерів
Тепер, коли ви розумієте свою аудиторію, треба побудувати карту стейкхолдерів — всіх осіб або організацій, які впливають на захід. Це можуть бути волонтери, охорона, технічні працівники, служба безпеки, хостес, гардеробники — всі, хто взаємодіє з гостями.
Для кожної з цих груп важливо прописати необхідні інструкції, вказати, які ви очікуєте івд них навички та дії, щоб уникнути потенційних “вузьких місць” у організації події.
- Аналіз зворотного зв’язку
Фінальний етап заходу — це не тільки момент, коли гість покидає подію. Важливо постійно аналізувати зворотний зв’язок, щоб постійно вдосконалювати процес організації. Запитання, які варто задати: Чи було все на місці? Чи комфортно гостю пересуватися на майданчику? Чи сподобались доповіді, активності? Чи були зручності для відпочинку?
Застосування CJM для покращення кожного етапу події
1. Логістика і навігація
Перший крок у забезпеченні чудового досвіду для гостей — це зручна логістика. Як гість потрапляє на майданчик? Як організувати транспорт? Чи є можливість припаркуватися? Важливо продумати кожен момент шляху: від зустрічі гостей до їхнього розміщення на місці. Наприклад, якщо автобуси не можуть доїхати до майданчика, потрібно заздалегідь передбачити маленькі шаттли.
2. Реєстрація і зонування
Підготуйте зону реєстрації, та максимально її автоматизуйте, щоб ваші гості не стояли в дожелезних чергах для перевірки квитка та видачі бейджа. Обов’язково організовуйте простір на локації так, щоб всередину (чи на територію) могли пройти лише ті люди, які вже зачекінились і мають право відвідати подію. На самій локації, варто передбачити місця для відпочинку чи можливо навіть роботи, бо дуже багато гостей потребують місця для робочих нарад чи вирішення інших робочих моментів, в тишині, і не стоячки посеред холу.
3. Гардероб і туалет
Залежно від сезону проведення заходу, забезпечте учасникам гардероб з потрібною кількістю місць. Завчасно переговоріть з локацією можливість приймати не лише одяг, а й якісь сумки, рюкзаки чи навіть валізи, якщо розумієте, що гості будуть приїжджати здалеку. ОБОВ’ЯЗКОВО подбайте про достатню кількість вказівників на видному місці де вбиральня. Це найрозповсюдженіше питання серед гостей будь якого заходу. Крім того, слідкуйте щоб там було чисто, провітрено, і вистачало мила, паперу, тощо.
4. Контент і програма
Що важливо для вашого гостя під час заходу? Якщо це конференція, чи готові ви змінити графік в залежності від реакції аудиторії? Коли робити перерви для нетворкінгу? Пам’ятайте, що зручний, адаптований контент під потреби вашої аудиторії — це ключ до успіху.
5. Безпека і комфорт
Плануючи захід, не забувайте про безпеку. Чи є чітко прописані евакуаційні шляхи? Яка кількість охоронців на вході і на території? Чи є у вас вся необхідна документація для забезпечення безпеки учасників? Всі ці моменти варто продумати, щоб ваші гості відчували себе в безпеці на кожному етапі.
6. Брендінг і маркетинг
Не менш важливим є вміння грамотно використовувати брендінг на заході. Де доречно розмістити логотипи партнерів? Як не порушити гармонію події, при цьому збільшивши впізнаваність бренду?
7. Завершення заходу
Не менш важливим є завершення заходу. Як гість буде покидати подію? Які враження він забере з собою? Важливо врахувати кожен деталь: від часу отримання подарунків до якості транспортного забезпечення на виході. Не забувайте про постпродакшн: як нагадати гостям про захід, як розповісти про його успіх?
Висновок
Завдяки Customer Journey Map ви не тільки оптимізуєте процес організації заходу, а й значно підвищуєте рівень задоволення ваших гостей. Цей інструмент допомагає вам краще зрозуміти їхні емоції і потреби, що, в свою чергу, дозволяє вам створити захід, який запам’ятається на довго.
Не забувайте: ідеальний захід — це той, де гості навіть не помічають, що ви вирішили їхні проблеми за лаштунками. Ідеальний захід — це той, на якому вони відчувають себе комфортно, спокійно і задоволено на кожному кроці. Пам’ятайте, ваш успіх — це їхній комфорт!
Тож, котики, вперед! Створюйте заходи, які запам’ятаються вашим гостям на все життя! 🎉
