🧑🤝🧑 Турбота про учасників
1️⃣ Чіткі інструкції – кожен учасник, модератор, волонтер, спікер і партнер повинен отримати ясні й детальні інструкції. Як добратися до місця, які заходи відбудуться, що важливо пам’ятати? Це допомагає уникнути плутанини та непорозумінь. Не забудьте додати контакти для зворотного зв’язку!
2️⃣ Таймінг і точність – час є цінністю для кожного, тому поважайте його! Жодних затримок, навіть для «зірок». Забезпечте, щоб модератори мали інструменти для моніторингу часу, як-от таблички “5 хвилин” чи “Час вийшов”, а також мали право переривати виступ, якщо він затягується.
3️⃣ Вода та напої – забезпечте учасників водою (мінімум 0,5 л на людину) та іншими напоями для комфорту протягом дня.
4️⃣ Їжа – обов’язково продумайте питання їжі. Якщо вона включена у вартість, чітко вказуйте, що саме і коли буде подано. Для цілоденних заходів важливо організувати обідню перерву, де люди можуть відпочити і підкріпитися.
5️⃣ Надійна підтримка – не залишайте без відповіді жодне питання! Зробіть все, щоб реагувати на запити учасників швидко й ефективно через всі канали зв’язку (будь то чат або гаряча лінія).
6️⃣ Волонтери – переконайтесь, що їх достатньо для кожної зони заходу (орієнтовно 1 волонтер на 50-100 учасників). Обов’язково призначте координаторів для ключових зон (реєстрація, допомога спікерам, навігація тощо).
7️⃣ Без черг – для кожної 100-ї людини на заході має бути хоча б одна реєстраційна стійка. Для масштабних заходів (від 1000 учасників і більше) надайте можливість реєстрації заздалегідь, щоб мінімізувати черги та затримки.
8️⃣ Кошики турботи – розмістіть у туалетних кімнатах набори з корисними дрібницями (серветки, засоби гігієни, парасольки, блискавки, маленькі фармацевтичні набори). Це створить атмосферу турботи й уваги до деталей.
9️⃣ Зарядні станції – забезпечте учасників можливістю зарядити свої гаджети. Це важливо, особливо для технічних заходів, де учасники активно користуються смартфонами, планшетами та іншими пристроями.
📸 Візуальна складова
- Фотографи – для кожних 250-300 учасників варто мати хоча б одного професійного фотографа. Приділіть увагу чіткому ТЗ: які зали, спікери, активності повинні бути зняті. Це дозволить вам зберегти найкращі моменти події.
- Фірмовий стиль – переконайтесь, що бренд вашого заходу відображається на всіх носіях. Логотип, кольори, шрифти мають бути однаковими на сайті, у презентаціях, на мерчі та в оформленні місця проведення заходу.
- Фотозони – стильні, інстаграмні фотозони з гарним освітленням – це обов’язково! Вони не тільки додають атмосферності, але й мотивують учасників ділитися враженнями у соцмережах.
🛠️ Організаційні моменти
- Шлях клієнта – ретельно проаналізуйте досвід кожної групи учасників (спікерів, волонтерів, гостей). Важливо забезпечити комфорт для всіх – чи зручна навігація, чи є підтримка для спікерів? Можливо, варто передбачити додаткові послуги (наприклад, візажист, тренер з голосу для спікерів).
- Перерви – важливо давати час на відпочинок! Рекомендується 15-40 хвилин між блоками, а на обідній перерві варто виділити цілу годину.
- Навігація – організуйте інтуїтивно зрозумілу навігацію, аби навіть ті, хто легко губиться, могли знайти потрібну зону чи кімнату.
- Обладнання – переконайтесь, що в залі є все необхідне для комфортного проведення заходу: мікрофони, фліпчарти, якісна аудіо/відеоапаратура, таймер для спікерів.
- Чек-листи – детальні сценарії для кожної зони, а також чітке розподілення обов’язків серед усіх відповідальних, допоможуть уникнути хаосу й зберегти порядок.
🌱 Розвиток ком’юніті
- Дрес-код – встановлюйте рекомендаційний, але не надто строгий дрес-код, щоб створити відчуття приналежності до спільноти заходу.
- Чати – створіть окремі чати для спікерів, учасників та волонтерів. Так ви не лише зробите спілкування зручним, а й зможете підтримувати зв’язок між заходами.
- Мерч – фірмова продукція вашого заходу – чудовий спосіб підсилити впізнаваність бренду. Не забувайте про стильні сувеніри для учасників!
- Нетворкінг – створюйте можливості для спілкування учасників через різні формати: дискусійні столи, спід-дейтинги, спеціальні чат-боти для знайомств. Нетворкінг – це ключ до побудови стійких зв’язків!
💻 Технічні аспекти
- Трансляція – забезпечте можливість переглядати захід не лише офлайн-учасникам, а й тим, хто не зміг приїхати. Це може бути зручно для людей, які хочуть слідкувати за подією з дому або в дорозі.
- Чат-бот – автоматизуйте процес відповідей на популярні запитання, обробку записів та комунікацію через чат-бота, щоб зменшити навантаження на організаторів.
- Архів події – всі записи мають бути доступні для учасників навіть після завершення заходу. Це не тільки корисно для тих, хто пропустив частину події, але й створює додаткову цінність для учасників.
💙 Нехай ваші заходи залишають найкращі враження! Створюйте атмосферу, де кожен відчуває турботу й увагу до себе – і учасники обов’язково повернуться до вас знову! 🚀
