👉 І тут одразу важливо – таймінг – це не тільки хвилини виступів, а ще й те, скільки займає кожен етап: реєстрація, перерви, переміщення людей, встановлення техніки, комунікація з командою. І все це – зона відповідальності організатора.
Давайте розберемося, чому саме так часто все йде не за планом.
По-перше, організатори не можуть адекватно спрогнозувати так званий «шлях учасника». Ось, наприклад, реальна історія: реєстрацію планували на 1 годину, було 4 хостес + окремо для ВІП гостей і спікерів.Учасників – всього 600 осіб. Бейджі були надруковані завчасно, і тому їх видача займала явно більше, ніж 8 секунд, бо люди підходили називала імена або прізвища, хосте, плутались в купу однакових карток де саме лежить потрібний бейдж. У когось було підписано ім’я потім прізвище ,в когось навпаки, а хтось при реєстрації вказав нікнейм! а не ПІБ… У результаті – черги, роздратування, частина людей потрапила в зал із запізненням на годину, спікерів довелось притримати, щоб люди не пропустили “половину” секції. Репутаційні втрати були відчутні – і, звісно, з того часу організатори вже жодного разу не грались в купу завчасно надрукованих бейджів, розкладених по алфавіту, бо на 100 людей це працює, на 500 – уже ні.
По-друге, організатори іноді сподіваються на «якось пронесе». «Трошки запізнемося – нічого страшного, всі ж розуміють» – така установка часто призводить до повного колапсу. А насправді, нічого складного в точному таймінгу немає – якщо ви все порахували заздалегідь, врахували всі нюанси й підготувалися як слід. Навіть лічені секунди коли один спікер йде зі сцени, а інший піднімається і включає мікрофон, які ви не врахували при плануванні – до кінця дня можуть вилитись у півгодинне запізнення.
Ще одна проблема – робота за списком задач «на ходу». Наприклад, на діловій події прямо під час виступу почали встановлювати банери партнера. Уявіть реакцію спікера – який забув, що взагалі розказував, учасників і загальну картину абсурду. Таймінг виступу зірвано, таймінг підготовки – теж.
А буває і так, що все красиво тільки в теорії. Наприклад, на обід учасників запросили в кафе, яке було не на локації, а за межами. АлеЗвісно це значно забирало час, і в підсумку 95% людей спізнилися на наступну сесію. Знову провал – бо не врахували логістику.
Окрема історія – використання чужих шаблонів таймінгу. Комусь десь підійшло, а у вас інші умови: інша сцена, інший формат, інші люди. І все, що було «зручно там», стає катастрофою у вас.
Часто організатори не поширюють таймінг між усіма, кому він потрібен: техніками, модераторами, волонтерами. В результаті вони не знають, що де коли має бути – і починається імпровізація.
А ще гірше – не узгодити таймінг із тими, хто технічно забезпечує захід. Якщо після пленарної частини одразу починається щось у новому форматі, а перерви нема – команда технічного супроводу просто не встигає. І все ламається. І винні, звісно, ви.
Іноді організатор сам «збиває» графік – спікер виступив коротше, ніж планувалося, і на сцену одразу виводять наступного. Або спікер не прийшов, і вся сітка поїхала. Або навпаки – «зірка» говорить нескінченно, бо їй ніхто не вказав час, і модератор не наважується зупинити її. У таких випадках, котики, дуже важливо мати чіткі правила й слідувати їм. Таймінг, який збивається на 10–15 хвилин, ще можна повернути. Якщо більше – вже ні.
Ще критична помилка – відсутність інструктажу команди залу. Без чіткого інформування волонтерів, техніків, модераторів усе валиться. Люди не розуміють, що коли відбувається, де їм бути і що робити. Іноді це перетворюється на повний хаос – особливо, якщо в команді є новачки без досвіду.
Що ще варто знати про таймінг, окрім усіх цих антиприкладів?
🔸 Час ваших учасників – не ваша власність
Люди приходять на подію, розраховуючи, що програма відбудеться так, як було обіцяно. І ви зобов’язані це забезпечити. Спочатку – адекватне планування. Потім – чітке виконання. Це елементарна повага.
🔸 Залишайте час на людські потреби
Подія – це не забіг. Перекур, туалет, кава, нетворкінг – усе це потрібно передбачити. Часто організатори збільшують перерви між виступами з 15 до 20–30 хвилин – щоб не лише встигнути відпочити, а й поговорити, налагодити зв’язки, випити каву, не поспішаючи.
🔸 Репутація організатора – в деталях
Ви можете навіть не помічати, що десь таймінг плив, а люди це відчують. І тому треба постійно збирати зворотний зв’язок, і в ньому мають бути питання про зручність і точність графіку.
Таймінг – це основа, на якій тримається вся подія. І поки учасники милуються продуманою програмою і комфортними перервами, ви маєте сидіти з годинником у руках і чек-листом перед очима. Але воно того варте. Бо ідеальний таймінг – це не про цифри. Це про те, як ваші події залишають приємний післясмак.
Читайте між рядків, котики, і нехай ваші події будуть такими, до яких хочеться повертатися.
