Як зробити так, щоб ваші бізнес-процеси працювали на вас, а команда була мотивованою і результативною?
Основні процеси в івент-агенції
Перше правило при формуванні команди організаторів івентів — не брати до себе людей, які на співбесіді говорять, що вони можуть робити абсолютно все. Якщо людина заявляє, що «все вміє», це означає, що професійно вона не вміє нічого конкретного. Кожен працівник вашої компанії повинен мати чітко визначену роль і відповідальність. Успішні агентства мають спеціалізовані відділи, які займаються різними аспектами бізнесу: клієнтський сервіс, реалізація, креатив, продажі, просування та бэк-офіс (управління безпекою бізнесу та стосунками з клієнтами).
Кожен бізнес-процес в агентстві чітко прописаний, і для кожного етапу визначені власні стандарти якості, які називаються «бренд-ГОСТами». Ці стандарти постійно оновлюються і змінюються кожного року відповідно до змін у бізнесі, нових трендів та змін у складі команди.
Де зберігати дані?
Коли ваш бізнес на ринку вже кілька років, настає момент, коли виникає необхідність у зберіганні бази даних. В одній успішній компанії цей питання вирішили оригінальним способом. Команда розробила два внутрішніх сайти — один для відділу реалізації, інший — для креативного відділу. Ці сайти запаролені і мають строгий доступ. У разі, якщо співробітник залишає компанію, зміна паролю є обов’язковою процедурою. Крім того, паролі змінюються кожного місяця для забезпечення безпеки.
На цих сайтах зібрані шаблони, бізнес-процеси, презентації, комерційні пропозиції для всіх клієнтів, внутрішні правила, місія та цінності компанії, а також жартівливі нотатки, якими люблять ділитися співробітники. Це значно полегшує адаптацію нових членів команди, оскільки вони швидко освоюються завдяки доступу до корисних матеріалів, що допомагають зрозуміти культуру компанії.
Структура івент-агенції
Структура такого агентства виглядає чітко організовано. Генеральному директору підпорядковуються шість основних відділів: відділ клієнтського сервісу, відділ реалізації, креативний відділ, відділ продажів, відділ просування та HR-блок. Кожен з цих відділів має свою конкретну мету та завдання. Наприклад, відділ продажів займається пошуком нових клієнтів і відповідає за участь у тендерах. Відділ просування працює над брендом агентства та його представленістю на зовнішньому ринку, бере участь у преміях, виставках та інших комунікаціях.
Однак одне з найефективніших рішень, яке було впроваджено в агентстві, — це створення окремого відділу реалізації. Основна функція цього відділу — контроль за якістю виконання проектів, адаптація нових співробітників і розвиток внутрішніх процесів у компанії. Саме цей відділ дає змогу гарантувати, що кожен проект буде виконаний згідно з вимогами та стандартами компанії, і кожен працівник буде мати можливість для розвитку.
HR-блок є важливим елементом, коли кількість співробітників перевищує 10 осіб. Цей відділ займається набором персоналу та управлінням командою. З кожним новим працівником проводиться бесіда про те, як адаптуватися до компанії, які стандарти слід дотримуватись і, що важливо, як коректно покинути компанію в разі потреби. Співробітники поділяються на категорії: мідли та сеньори. Кожен співробітник розуміє, що потрібно зробити для того, щоб перейти з однієї категорії в іншу. У кожного є індивідуальний план розвитку, завдяки якому він точно знає, які компетенції потрібно прокачати і коли можна очікувати підвищення та зростання окладу. Така система мотивації допомагає кожному члену команди рости та досягати нових вершин у своїй кар’єрі.
Монетизація івент-агенції
Найважливіше у створенні успішного івент-агентства — це розуміти, як правильно монетизувати ваші послуги. Один з найефективніших способів — це створення власного бренду, який буде асоціюватися з високою якістю та неповторним підходом до кожного проекту. Це включає в себе не лише якісне виконання, а й правильне позиціювання на ринку. Важливо завжди враховувати зміни на ринку і адаптувати ваші послуги до потреб клієнтів.
Для цього необхідно забезпечити високу якість сервісу, що забезпечить повернення клієнтів і рекомендації від них. Також важливо активно працювати над підвищенням впізнаваності вашого бренду за допомогою участі в конкурсах, виставках, преміях і інших заходах, що дозволяють залучити нових клієнтів і підвищити довіру до вашої компанії.
Мотивація команди: ключ до успіху
Мотивація — це основа успішної роботи вашої команди. Вона повинна бути чіткою і прозорою. Важливо встановити не лише грошову мотивацію, а й створити систему кар’єрного росту для кожного співробітника, щоб кожен з них бачив перспективи розвитку. Так ви зможете утримати найкращих спеціалістів у вашій команді і забезпечити стабільність та успіх вашого бізнесу.
Таким чином, котики, організувати івент-агентство — це не лише побудувати стратегію, але й створити систему, що працюватиме як злагоджений механізм. Ваша команда — це ваш найцінніший ресурс, а правильно організовані бізнес-процеси забезпечать вам успіх на ринку. І якщо ви будете слідувати цим простим принципам, ваше агентство обов’язково стане успішним і визнаним у своїй галузі!
