🚨 Чому це важливо?
Навіть найкрутіша програма не врятує, якщо гості мерзнуть через зламану систему опалення або не можуть розібрати слова спікера через жахливу акустику. Ось 15 ворогів успішного івенту – перевірте, чи не сховалися вони у вашій локації!
1. Візуальний кошмар
Проблема: Затерті килими радянських часів, облуплена фарба на стінах, тріснуті двері. Фото локації в Instagram можуть бути ідеальними, але реальність розчарує. Або фото відповідає дійсності, але воно не передавало вам запах через екран смартфона чи ноутбука. Бо буває що локація виглядає ідеально, але сморід не дасть затриматися там надовго.
Рішення: Завжди оглядайте локацію особисто або просіть детальне відео. Якщо це інше місто (країна) можливо хтось із ваших колег, знайомих, родичів планує туди їхати, домовтесь щоб вони зайшли хоча б на 10 хвилин оглянули все вживу, і понюхали 🤭. Якщо підлога нагадує полотно абстракціоніста – шукайте інший варіант.
2. Акустична катастрофа
Проблема: Ехо, скрегіт колонок, звук з сусіднього залу перебиває вашого спікера.
Рішення: Увімкніть музику на повну, пройдіться з мікрофоном по залу. Якщо слова гудуть, як у бочці – це не ваш варіант. І перевірте, чи не йде ремонт у сусідів – перфоратор під час промови про маркетинг нікого не надихне. Поцікавтесь які є варіанти привезти свій звук і зважте потім вартість, можливо краще знайти іншу локацію, де вже нормальна вбдуована акустика і немає зайвих турбот.
3. Планування-пазл
Проблема: Вузькі коридори, колони, що закривають огляд, відсутність місця для зонування.
Рішення: Уявіть, як гості рухатимуться між зонами. Чи вистачить місця для реєстрації? Чи можна відокремити зону нетворкінгу? Якщо зал нагадує лабіринт Мінотавра – це не ваше. Якщо між зоною з кріслами і ліфтом немає нічого – це не найкращий варіант! Бо вам потрібно поставити десь зону реєстрації, і вона може заважати спікерам або навпаки.
4. Вентиляція та опалення: пекло чи льодовик?
Проблема: В одному залі спекотно, як у Сахарі, в іншому – холодно, як на Північному полюсі.
Рішення: Перевірте температуру (ідеал – 20–22°C). Запитайте, чи можна регулювати систему. Якщо радіатори холодні, а вікна не відчиняються – гості або будуть мокрі, або захворіють (або і те і інше 🙈)Поки немає людей може бути комфотрно, якщо зал наповниться людьми буде важче дихати, тмоу варто перевіряти не лише температуру, а й систему вентиляції.
5. Обладнання з епохи німого кіно
Проблема: Проектор, який «зависає» на піковому слайді, екран з подряпинами, мікрофони, що шиплять.
Рішення: Завчасно тестуйте все: від лампочок до Wi-Fi. Якщо техніка виглядає, як експонат музею, – орендуйте власну. Або ідіть на ту локацію, де вам не доведеться цього робити.
6. Парковка: боротьба за місце
Проблема: 10 місць на 100 авто, вузькі проїзди, неможливість завантажити обладнання. Або чудовий зал в центрі міста, де парковки немає взагалі (((
Рішення: Порахуйте, скільки місць потрібно, і перевірте, чи не зайняті вони службовими авто. Організуйте додаткову парковку або трансфер – інакше гості проклянуть вас у соцмережах.
7. Транспортний апокаліпсис
Проблема: Локація в лісі без зупинок, таксі коштує як польот на Марс.
Рішення: Переконайтесь, що до локації є громадський транспорт, а таксі їздять без проблем. Якщо ви розумієте, що локація реально в лісі чи в полі – обов’язково організуйте трансфер і оголосіть всім розклад, кількість рейсів, можливо навіть зручно буде зробити кілька місць посадки.
8. Електрика: темрява напередодні світанку
Проблема: Розетки горять, кабелі не витримують потужне обладнання.
Рішення: Перевірте напругу (мінімум 6 кВт) і кількість розеток. Запасіться подовжувачами та додатковими джерелами живлення – світлове шоу не має перетворитися на блек-аут.
9. Світло: темна сторона сили
Проблема: Тьмяні ліхтарики замість прожекторів, неможливість змінити сценарій освітлення.
Рішення: Зробіть фото з різним освітленням. Якщо зал нагадує підвал – це не для конференції. І перевірте аварійні ліхтарі – безпека понад усе!
10. Wi-Fi: повільніше черепахи
Проблема: Інтернет, який «вмирає» під час онлайн-трансляції.
Рішення: Запустіть тест з’єднання, важливо не лише швидкість завантаження, а й пінг – час під’єднання до мережі. Якщо це 4-5-7 секунд – ок, якщо 20 чи більше – інтернет поганий. Завантажте великий файл. Якщо швидкість нижча за вашу толерантність – домовтеся про посилений роутер, або провідний інтернет.
11. Гардероб: квест для оптиміста
Проблема: 20 гачків на 200 гостей, або взагалі їхня відсутність.
Рішення: Якщо на локації немає гардеробу, він ще не працює, але зміна погоди натякає, що він знадобиться, він маленький – організуйте тимчасовий гардероб самостійно. І переконайтесь, що пальто не доведеться кидати на підлогу.
12. Крісла: випробування для спини
Проблема: Пластикові стільчики, від яких німіє дупа після 30 хвилин. 🥲
Рішення: Сідайте. Якщо відчуваєте, що це знаряддя тортур – орендуйте м’які крісла. Гості мають зосереджуватися на контенті, а не на болі в попереку.
13. Туалети: бій за кабінку
Проблема: Одна кабінка на 100 осіб, черги до якої тягнуться крізь весь зал.
Рішення: Перевірте кількість і чистоту. Якщо туалети схожі на станцію метро в годину пік – це провал. Питання з чистотою вирішити можна елементарно найнявши додатковий персонал на день події, а ось якщо воно все розбите вщент – тут мало чим зарадиш.
14. Команда локації: квести без відповідей
Проблема: «Ми не знаємо, хто відповідає за світло», «Зверніться до іншого менеджера».
Рішення: Запитайте контакти усіх, хто відповідає за приміщення. Якщо відповіді розпливчасті – у біді ви залишитеся наодинці.
15. Їжа: гастрономічний провал
Проблема: Бутерброди з сирим огірком, кава, схожа на болото.
Рішення: Дегустуйте все. Якщо їжа несмачна – найміть кейтеринг. Пам’ятайте: голодні гості – злі гості.
💡 Підсумок: як уникнути катастрофи?
Перевіряйте локацію, як детектив:
- Пройдіться кожним кутом, від гардеробу до туалету.
- Тестуйте обладнання, світло, звук, інтернет.
- Задавайте незручні питання арендодавцям.
Котики, пам’ятайте: Кожен недолік – це історія, яку гості розповістимуть у соцмережах. Не дозвольте їм стати головними героями мемів! А якщо сумніваєтесь – звертайтеся до тих, хто вже наступав на граблі. Ми завжди поруч! 💫
