🚨 Проблема: чому 90% організаторів провалюються ще до старту?
Уявіть типову ситуацію: організатор з великим ентузіазмом планує конференцію на 1000 учасників, закладає в розрахунки виручку у кілька мільйонів гривень, але при цьому на маркетинг виділяє суму, якої не вистачило б навіть на покриття базового трафіку у соцмережах. Типовий приклад — 500 000 ₴ на рекламу події з амбіцією зібрати 30 млн ₴. Або концерт відомого артиста з бюджетом усього 50 000 ₴ на маркетинг, при тому, що ціна на один білет перевищує 2000 ₴.
Це як спроба запустити ракету на Марс, маючи лише велосипедний насос — виглядає оптимістично, але не працює. Причина банальна: маркетинг розглядається як витрати, а не як інвестиція, яка напряму впливає на фінансовий результат.
📌 Основи: що варто врахувати ще до старту рекламної кампанії?
Перед тим як витратити бодай гривню на просування, вам необхідно чітко розуміти, з чого складається маркетинговий бюджет і які процеси він має покрити. Основні складові:
- Фахівці: стратеги, медіапланери, креативники, таргетологи, дизайнери — їхній час і досвід вартує грошей, і без них ви ризикуєте отримати безсистемну та неефективну рекламу.
- Медійні витрати: це власне ті гроші, які «вливаються» у Facebook, Instagram, TikTok, Telegram, Google тощо — саме вони дають вам охоплення, переходи і, зрештою, продажі.
Обов’язкові речі, про які часто забувають:
- Договір — не просто формальність, а реальний документ, який визначає обсяг роботи, строки, відповідальність і комунікацію.
- Передоплата — фахівці не можуть працювати «в борг» тижнями, очікуючи оплати «після івенту».
- Контактна особа — без людини з вашого боку, яка розуміє логіку просування і вміє швидко узгоджувати правки, реагувати на цифри й приймати рішення, навіть найдосвідченіший маркетолог не зможе досягти результату.
❗ Важливо: маркетинг — це процес у реальному часі, який вимагає щоденної взаємодії. Якщо ви підписали договір і «зникли», а потім з’явилися за день до заходу — не дивуйтесь, що продажі не пішли.
📊 3 стратегії розрахунку бюджету: як не помилитися на старті
1. 📈 Відсоток від запланованої виручки
Найпростіша формула для тих, хто тільки входить у ринок або не має минулорічної аналітики. Вона базується на класичних пропорціях:
- Для B2B-подій (конференції, форуми, тренінги):
- 15–25% — для подій, що вже мають впізнаваність.
- 25–40% — для дебютних проєктів без бренду, без бази, без медіапартнерів.
- Для B2C-подій (концерти, фестивалі):
- 10–20% — для топових артистів або регулярних івентів.
- 20–40% — якщо це ваша перша велика вечірка, новий гурт або формат без попередньої аудиторії.
💡 Приклад: Плануєте стендап на 500 людей по 3500 ₴? Загальна виручка — 1 750 000 ₴. Мінімальний маркетинговий бюджет — 175 000 ₴. Але якщо це ваш перший захід, краще орієнтуватися на 350–700 тисяч ₴.
2. 🧮 Медіапланування: рахуємо шлях від кліка до покупки
Цей метод складніший, але значно точніший. Ви розписуєте повний шлях клієнта: з моменту, коли він вперше побачив рекламу — до купівлі квитка. Наприклад:
- Вартість кліка в Instagram — 20 ₴.
- Кліків на сайт — 10 000 × 20 ₴ = 200 000 ₴.
- Конверсія з сайту — 3% → 300 продажів.
- Середній чек — 1000 ₴ → 300 000 ₴ доходу.
‼️ Висновок: без якісного сайту та логічної структури ви просто «спалите» бюджет на кліки, які не завершаться покупками.
Чат-боти, до речі, збільшують конверсію до 6–8% — особливо в B2B, де люди хочуть задавати питання й отримувати персоналізовану відповідь, а не просто переходити по кнопках.
3. 🧠 Мультиканальна стратегія: коли реклама — лише частина
Маркетинг — це не тільки реклама у Facebook. Це також:
- Блогери та лідери думок — формують довіру, особливо у вузьких нішах (б’юті, медичні конференції, підприємництво).
- Партнерські розсилки — обмін аудиторією з брендами, які мають вашу цільову.
- Холодні дзвінки — досі працюють, якщо у вас є база минулих учасників.
- PR-кампанії — статті, інтерв’ю, огляди — допомагають створити відчуття важливості події.
- Участь в афішах, подієвих агрегаторах, колаборації з платформами продажу квитків.
💡 Приклад кейсу: б’юті-конференція з планом зібрати 2000 учасників по 7000 ₴. Загальна мета — 14 млн ₴. Мінімальний маркетинговий бюджет — 3,5 млн ₴. Що працює? Зв’язка: TikTok-відео + розсилка від партнерських салонів + реклами в Instagram + 2 авторитетні блогери + менеджер, що обдзвонює базу клієнтів.
💡 Висновки: маркетинг подій — це математика, а не магія
Успішна подія — це результат синергії: точних розрахунків, креативу, злагодженої команди та уважності до деталей. Не намагайтесь економити на тому, що формує продажі — це завжди обертається втратами.
Пам’ятайте: навіть найкращий артист не збереться сам по собі. Його мають побачити, почути й захотіти. А щоб це сталося — потрібен системний, грамотний, прорахований маркетинг.
🔔 І останнє: якщо хтось обіцяє вам «аншлаг за 50 тисяч гривень» — ставте запитання. Більше фактів, менше обіцянок.
Готові реалізувати найсміливіший івент року? Ми — поруч і завжди раді допомогти 💬
