Хто “підставляє” на ринку послуг?
За даними опитувань, найбільше помилок припускаються великі постачальники. Висновок: навіть перевірена рекомендаціями компанія — не гарантія ідеального результату. Але пам’ятайте, котики: помилки — це нормально. Головне — вчасно їх виправляти!
Помилка 1. Історія про оренду
Проблема: Великий прокат з гаслом «У нас є все» може виявитися посередником. Наприклад, у сметі з’являться загадкові витрати: доставка за 12 000 грн, електрика вдвічі дорожча за ринок, а в кофрах — обладнання партнерів, яке прокат додає «зверху».
Що робити?
➤ Шукайте сильні сторони кожного прокату. Навіть гіганти мають слабкі місця.
➤ Технічне завдання — ваша зброя. Описуйте потреби просто, без технічного жаргону.
➤ Порівнюйте ціни: іноді перевірені постачальники «зазвихаються» та завищать тарифи.
➤ Залучайте технічного директора — він відфільтрує зайве в сметі.
➤ Використовуйте «допоміжника» — юний спеціаліст, який фіксує всі деталі (заміри, фото, звіти). Згодом він стане вашим правою рукою!
Помилка 2. Драма з документами
Приклад: Вас можуть не допустити на майданчик через «неправильні» сертифікати електриків. Вирішення? Оплата послуг електрика від приймаючої сторони.
Як запобігти:
▸ Консультуйтесь з незалежними експертами (не з прокату!).
▸ Перевіряйте актуальність документів: навіть один прострочений сертифікат — ризик зриву.
▸ Домовляйтеся про формат подачі документів заздалегідь (електронний/паперовий).
▸ Довірте перевірку «допоміжнику» — він зробить це ретельно.
Помилка 3. Хитрість та байдужість
Ознаки проблемного постачальника:
— Відповідь «Це не по ТЗ» без пропозицій рішень.
— Намагання продати найдорожче обладнання, навіть якщо вони вам не потрібні.
Лайфхаки:
➤ Ставайте клієнтом свого заходу: перевірте мікрофони, клікери, логістику.
➤ Замовте фото/відео обладнання до події — це відсіє «марочних» підрядників.
➤ «Посадіть постачальника в човен»: у разі проблем не конфліктуйте, а спільно шукайте вихід. Наприклад: «Ти б замовив такий баннер для свого свята?»
➤ Не бійтеся звертатися до інших експертів або змінювати виконавця.
Помилка 4. Історія про лінь та недбалість
Суть проблеми: Лінь — це не просто відсутність енергії. Це ризик, коли техніки або організатори пропускають дрібниці, які потім переростають у катастрофу. Наприклад:
- Декор відвалюється через ненадійні кріплення.
- Проводи нагріваються до небезпечної температури (якщо вони теплі — це тривога, гарячі — аварія!).
- Обладнання підключене некоректно, але ніхто не перевірив.
Як запобігти:
➤ Станьте «назойливим перфекціоністом»:
— Перед стартом заходу пройдіться з чек-листом і перевірте кожен елемент:
- Декор: потягніть, похитайте, переконайтесь, що ніщо не впаде на гостей.
- Електрика: торкніться проводів — вони мають бути холодними.
- Звук/світло: запустіть тестовий сигнал, щоб уникнути збоїв під час шоу.
➤ «Допоміжник» — ваш детектив: - Доручіть йому фіксувати фото кожного етапу монтажу, вимірювати напругу, перевіряти сертифікати. Навчіть його питати: «Чому це так?» — це розкриє приховані проблеми.
➤ Залучайте незалежних експертів: - Замовте аудит у стороннього техніка. Його погляд може виявити те, що ви вже не помічаєте через звичку.
Помилка 5. Люди — ваш найважливіший ресурс
Де помиляються: Організатори часто забувають, що техніки — живі люди, а не роботи. Втома, голод або відчуття неповаги знижують їхню ефективність.
Як виправити:
➤ Визначте «капітанів» команд:
- У кожного блоку (звук, світло, сцена) має бути лідер, який приймає рішення. Наприклад:
- Питання до світла? Тільки до Олени!
- Проблема зі звуком? Ідемо до Івана!
➤ Годуйте та піклуйтеся:
- Кава + бутерброди = лояльність. На великому заході замовите ланч-бокси для техніків. Якщо бюджет не дозволяє — привезіть фрукти або снеки.
- Комуналка: Організуйте зону відпочинку з кріслами, водою та розетками для зарядки гаджетів.
➤ Психологічні лайфхаки: - Якщо між командами виникає конфлікт, підійдіть, жуючи бутерброд. Ваша спокійна реакція знизить напругу. Скажіть: «Котики, давайте знайдемо компроміс!»
- Робіть компліменти: «Це світло — просто космос! Хто це налаштував?»
Помилка 6. Хаос на майданчику: як не допустити пожежі
Приклад: Без чіткої розмітки техніки складають обладнання в проходах, декори плутаються з кабелями, а учасники блукають, шукаючи туалет.
Рішення:
➤ Розмітка — ваше рятувальне коло:
- Використовуйте кольорову стрічку або наклейки для позначення зон:
- 🟦 Синій — техніка.
- 🟩 Зелений — склад.
- 🟥 Червоний — небезпечна зона (наприклад, місця з високою напругою).
- Таблички-підказки: «Тут не курити», «Вхід тільки для техніків», «Кава-зона».
➤ Ширми — ваші найкращі друзі: - Відгородьте організаторський штаб, склад або зону харчування. Це допоможе уникнути хаотичних «вторгнень» сторонніх.
➤ Інспекція за день до заходу: - Пройдіться майданчиком з планом у руках. Перевірте:
- Чи відповідає розмітка договору?
- Чи є доступ до електророзеток?
- Чи не блокують аварійні виходи?
Помилка 7. Неправильні зустрічі: кого запрошувати та як говорити
Помилки:
- Залучення прокатчика на першу зустріч із клієнтом (він буде продавати обладнання, а не шукати оптимальні рішення).
- Годинні планерки з 10 постачальниками, де кожен чекає своєї черги.
Як це виправити:
➤ Створіть «портрет клієнта»:
- Перед зустріччю з постачальниками передайте їм інфо-пакет:
- Стиль клієнта (лаконічний, екстравагантний).
- Уподобання (наприклад, клієнт обожнює LED-екрани, але ненавидить лазери).
- Особливості комунікації (наприклад, він не терпить жартів під час переговорів).
➤ Правило «від малого до великого»:
- Спочатку брифуйте тих, хто витрачає менше часу (наприклад, декоратори), потім — ключових учасників (продакшн, техдиректор).
➤ Чат як інструмент порятунку: - Створіть окремий чат для кожного блоку заходу (звук, світло, логістика). Правила:
- 📌 Питання задавати конкретно.
- 📌 Фото проблеми — обов’язково.
- 📌 Відповідати протягом 30 хвилин.
Помилка 8. Робота з молодими постачальниками: дати шанс чи не ризикувати?
Страхи організаторів:
- «Вони зникнуть з передоплатою».
- «Обладнання буде ненадійним».
- «Не мають досвіду роботи з великими заходами».
Як діяти:
➤ Шукайте серед «свадебників»:
- Весільні агенції часто мають якісне обладнання для світла/звуку та досвід швидкої реакції на форс-мажори.
➤ Створіть «досьє» на постачальника: - Збирайте інформацію:
- Відгуки клієнтів (навіть у соцмережах).
- Фото їхніх попередніх робіт.
- Наявність резервного обладнання.
➤ Тотальний контроль + навчання:
- Проводьте щоденні звіти з молодим постачальником.
- Давайте чіткі інструкції: «Сьогодні ви перевіряєте мікрофони, завтра — тестуєте акустику».
Помилка 9. Хто за що відповідає? Розподіл ролей
Поширена помилка: Звукорежисеру доручають вибір музики, а диджею — налаштування акустики.
Як уникнути:
➤ Чіткі рамки для кожного:
- Звукорежисер: відповідає за якість звуку, налаштування апаратури, усунення шумів.
- Диджей/ведучий: підбір треків, інтерактив із публікою.
- Продакшн: координація всіх процесів, економія бюджету.
➤ 5 прокатів — це безпечно: - Диверсифікація дозволяє уникнути провалу, якщо один із постачальників підведе. Наприклад:
- Звук — від перевіреного прокату.
- Світло — від молодої агенції.
- Декорації — від спеціалізованої студії.
Помилка 10. Фінал: злагодженість до останньої хвилини
Фінальні поради:
➤ Логістика — це математика:
- Створіть графік монтажу/демонтажу з точними годинами для кожного прокату.
- Переконайтесь, що вантажівки не перекривають під’їзди до майданчика.
➤ Фотофіксація всього: - Доручіть «допоміжнику» робити знімки кожного етапу. Після заходу порівняйте їх із сметою — це запобіжить махінаціям.
➤ Подяка всім: - Надішліть клієнту та постачальникам листа з подякою. Це будуть лояльні партнери для наступних заходів!
Котики, головний секрет успіху — увага до деталей та повага до кожного учасника. Не бійтеся вимогливості, але завжди залишайтеся людяними. Ваш захід — це оркестр, де кожен інструмент має знати свою партію. Грайте разом — і публіка буде в захваті! 🎭✨
