Як створити welcome pack, який гості захочуть зберегти: детальний гайд для ідеальної роздатки

Чому welcome pack — це ваше «мовчазне послання»

1. Перше враження — вирішує все.
До 70% гостей формують свою думку про подію вже в перші 5 хвилин після прибуття. І якщо ви хочете, щоб ваше перше враження залишилося в пам’яті, важливо забезпечити стильний, продуманий і практичний welcome pack. Якісна роздатка, що відповідає тематиці заходу, говорить про вашу увагу до деталей та турботу про комфорт гостей.

2. Практичність — ключ до успіху.
Гості не захочуть шукати ручку для записів або бігати за водою. Якщо все необхідне під рукою, вони будуть відчувати себе зручніше і більше насолоджуватися подією. Хороший welcome pack стає вашим «помічником» у важливий момент.

3. Вірусний ефект і соціальні мережі.
Брендований мерч, наприклад, шоппер чи кепка з креативним дизайном, має шанс стати хітом в Instagram ваших учасників. Це не тільки підвищує впізнаваність бренду, але й забезпечує безкоштовну рекламу.

4. Партнерські інтеграції.
Роздатка може стати чудовою платформою для вашого партнера чи спонсора. Зразки продукції, купони зі знижками, сувеніри — це взаємовигідна співпраця, що задовольнить усіх учасників.

Що вкласти в роздатку: від базового до «вау!»

1. Обов’язковий мінімум
Ваш welcome pack має бути не тільки стильним, а й корисним. Ось що має бути у ньому обов’язково:

Шоппер. Обирайте якісні матеріали, такі як екополотно чи штучна шкіра. Це може бути компактна сумка, що зручно переносить всі інші предмети, і вона має бути достатньо міцною для регулярного використання. Ось приклад: на IT-конференціях популярні сумки з написами «Ctrl+S мій код» або «Hello, World!».
Програма заходу. Замість стандартних PDF-документів або листівок, зробіть програму інтерактивною. Це може бути оригінальна брошура у вигляді сувою або книжечки з інтерактивними QR-кодами, що ведуть на спеціальні розділи сайту чи акції.
Еко-ручка та блокнот. Вибір канцелярії — не менш важливий! Оберіть блокнот у стилі «скетчнотаток» для креативників або міні-планер для бізнес-івентів. Ручка може бути лаконічною, але стильним аксесуаром для записів.

2. Креативні «фішки»
Тепер давайте додамо трохи «родзинки» до вашого пакету:

Гаджети для смартфона:
- PopSocket з логотипом — це корисний аксесуар, який одночасно стане мобільним рекламним носієм.
- Кабелі-браслети — функціональний і стильний аксесуар, який одразу привертає увагу.
Інтерактивні елементи:
- Картки для нетворкінгу. Напишіть на картках забавні написи типу «Шукаю співзасновника» або «Маю мільйон ідей» — це дасть можливість гостям розпочати цікаві розмови та знайти корисні контакти.
- Гейміфікація. Включіть скретч-картки з призами, наприклад, «Виграй зустріч із CEO» або «Знайди бонусний подарунок».
Локалізовані сюрпризи:
- Для фуд-фестів — маленькі набори спецій або гастрономічні міні-пакети.
- Для спортивних заходів — мотиваційні браслети з надихаючими цитатами.

3. Що виключити
Пам’ятайте, що ваша роздатка має бути не тільки цікавою, але й екологічною. Ось що краще уникати:

Непотрібний пластик. Брелки, пластикові ліхтарики чи інші дрібнички, які з часом лише накопичують пил, краще виключити з роздатки.
Генерічні листівки. Якщо ви хочете залишити якусь інформацію або привітання, замініть листівки на QR-коди, що ведуть до особливих пропозицій або акцій.

Логістика: коли і як готувати роздатку

1. Час — ваш союзник.
Чим раніше ви почнете підготовку до welcome pack, тим менше ймовірність, що ви допустите помилки. Ось кілька рекомендацій по термінах:

Шоппери. Замовляйте за 8-10 тижнів до події, щоб мати час для брендування та перевірки якості.
Складні елементи. Наприклад, термокружки з гравіюванням — такі вироби зазвичай мають термін виробництва до 12 тижнів.
Дрібниці. Стикери, браслети чи лінійки можна замовляти ближче до дати події — від 2 до 4 тижнів.

2. Як уникнути провалу?
Тестуйте всі елементи перед тим, як замовляти велику партію. Перевірте, щоб ручки добре писали, а QR-коди сканувалися.

3. Місце для зберігання.
Для заходу на 500+ осіб забезпечте окрему кімнату для зберігання роздатки, а також команду, яка буде упаковувати пакети.

4. Видача welcome pack.
Придумайте систему для видачі: зручні столи з поділом за категоріями товарів дозволяють прискорити процес.

Бюджет: як отримати максимум за мінімум

1. Секрети економії:

Оптові знижки. Замовляйте 20% більше товарів, ніж плануєте, на випадок браку або для команди.
Локальні виробники. Вони часто дешевші за європейські, але при цьому забезпечують високу якість. Підтримка локальних брендів додасть події екологічної спрямованості.
Універсальний дизайн. Створіть єдиний логотип або патерн, який підходитиме для різних елементів роздатки, щоб зекономити на дизайні.

2. Приклад бюджету для заходу на 300 осіб:

Елемент	Вартість (грн)	Примітки
Шоппери (екополотно)	15 000	Лого вишите, 2 кольори
Блокноти А6	4 500	80 сторінок, брендована обкладинка
Еко-ручки	2 400	Друк лазером
Стикерпаки	1 800	3 дизайни, 5 стикерів у наборі
Бутилки з фільтром	9 000	500 мл, друк UV-друком
Разом	32 700

Топ-5 помилок, які знищать ефект вашого welcome pack

Економія на шоппері. Дешеві ткані сумки швидко рвуться і не викликають бажання їх використовувати.
Ігнорування аудиторії. Для Gen Z обирайте інноваційні гаджети, для корпоративних заходів — преміум-канцелярію.
Бракований мерч. Одна непрацююча ручка чи несправна пляшка може значно зіпсувати враження від події.
Надмірність. Не перенавантажуйте пакет 10-ма дрібничками. Залиште тільки найкраще.
Відсутність персоналізації. Додайте особисту записку або маленький сюрприз, щоб ваш гість відчув себе важливим.

Ідеї з топових івентів

Для марафонів: Термокружка + браслет з датчиком пульсу.
Для креативних івентів: Скетчбук + набір чорнил для каліграфії.
Для благодійних заходів: Рослина у горщику з написом «Підтримай еко-майбутнє».

Котики, пам’ятайте! Ваш welcome pack — це не просто подарунок. Це ваша можливість створити незабутнє перше враження, показати гостям, що ви дбаєте про кожну деталь і надаєте особливу увагу їхньому досвіду. Не бійтеся експериментувати і створюйте заходи, які стануть легендою! 🌟